How to create and send a meeting invite from Outlook

Meeting invites moved online long before meetings did. Given the recognition of digital planners, online calendars, and web-based events, it only stands to reason that invitations are managed accordingly.

Most online events provide a straightforward link that you just can share with potential participants. The link adds the event to an internet calendar. With Outlook, you’ll create something similar but it isn’t tied to a web event.

Meeting Invite in Outlook
In Outlook, you’ll be able to send a calendar invitation to an incident. This event will be online or offline. it’s entirely up to you and Outlook’s feature is a smaller amount about the kind of event and more about the sort of invitation you would like to send.

An Outlook meeting invitation will be sent to multiple people, the recipients can accept or decline it, and you’ll see who is attending, and who isn’t. When an invitation is accepted by a recipient, the event/meeting is added to their calendar automatically.

Create Meeting Invite

To create an invitation in Outlook for Microsoft 365, follow these steps.

1. Open Outlook.
2. Click the dropdown arrow next to New Message.
3. Select Meeting. A brand new window will open.
4. Give the Meeting a name/title.
5. For participants that have to be present, enter their email within the Required field.
6. For participants who can opt-out of the meeting, enter their email within the Optional field.
7. Select a start and end time and date. If the meeting or event will last all day, select All Day.
8. If the meeting goes to be held across multiple time zones, select Time zones and pick the geographical zone the invite is being created in.
9. If the meeting is recurring, e.g., a weekly or daily staff meeting, select Make Recurring.
10. Select the recurring period for the meeting.
11. Add a message and fix files that are needed for the meeting, and send the invite.

Accept Meeting Invite
Meeting invites will be accepted in most email clients and on the online interface of an email service. If you’re using Outlook, follow the steps below to simply accept (or decline) gathering invitees.

1. Double-click the invite (It will appear as an email in your inbox).
2. Click the Accept button, and choose to Send the response now.
3. To decline the meeting, click the Decline button.

View Meeting Response

Viewing the response to a gathering is straightforward if you recognize where to seem for it.

1. Open Outlook.
2. Click the Calendar icon at the underside of the column on the left.
3. Find the meeting in your calendar.
4. Double-click the meeting to open it.
5. Go to the Tracking tab.
6. You will see an inventory of attendees who have accepted, declined, or tentatively accepted the invite.

The Bottom Line
An Outlook meeting invite is added to Gmail. Gmail is ready to parse the message that’s received when an invitation is distributed and convert it to a Google Calendar event. it’ll be able to retain most of the knowledge within the invite.

آؤٹ لک سے میٹنگ انوائیٹ کیسے بنائیں اور بھیجیں۔

میٹنگ کے دعوت نامے میٹنگ سے بہت پہلے آن لائن منتقل ہو گئے تھے۔ ڈیجیٹل پلانرز، آن لائن کیلنڈرز، اور ویب پر مبنی ایونٹس کی مقبولیت کو دیکھتے ہوئے، یہ صرف اس بات کی دلیل ہے کہ دعوتوں کا انتظام اسی کے مطابق کیا جاتا ہے۔
زیادہ تر آن لائن ایونٹس ایک سادہ لنک فراہم کرتے ہیں جسے آپ ممکنہ شرکاء کے ساتھ شیئر کر سکتے ہیں۔ لنک ایونٹ کو آن لائن کیلنڈر میں شامل کرتا ہے۔ آؤٹ لک کے ساتھ، آپ کچھ ایسا ہی بنا سکتے ہیں لیکن یہ آن لائن ایونٹ سے منسلک نہیں ہے۔

آؤٹ لک میں ملاقات کی دعوت
آؤٹ لک میں، آپ کسی تقریب میں کیلنڈر کا دعوت نامہ بھیج سکتے ہیں۔ یہ ایونٹ آن لائن یا آف لائن ہو سکتا ہے۔ یہ مکمل طور پر آپ پر منحصر ہے اور آؤٹ لک کی خصوصیت ایونٹ کی قسم کے بارے میں کم اور آپ جس قسم کے دعوت نامے بھیجنا چاہتے ہیں اس کے بارے میں زیادہ ہے۔

آؤٹ لک میٹنگ کا دعوت نامہ متعدد لوگوں کو بھیجا جا سکتا ہے، وصول کنندگان اسے قبول یا مسترد کر سکتے ہیں، اور آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کون شرکت کر رہا ہے اور کون نہیں ہے۔جب کسی وصول کنندہ کے ذریعہ دعوت نامہ قبول کیا جاتا ہے، تو ایونٹ/میٹنگ خود بخود ان کے کیلنڈر میں شامل ہو جاتی ہے۔

میٹنگ کا دعوت نامہ بنائیں
مائیکروسافٹ 365 کے لیے آؤٹ لک میں دعوت نامہ بنانے کے لیے، ان مراحل پر عمل کریں۔

نمبر 1: آؤٹ لک کھولیں۔
نمبر 2: نئے پیغام کے آگے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں۔
نمبر 3: میٹنگ کو منتخب کریں۔ ایک نئی ونڈو کھل جائے گی۔

نمبر 4: میٹنگ کو ایک نام/عنوان دیں۔
نمبر 5: ان شرکاء کے لیے جن کا موجود ہونا ضروری ہے، مطلوبہ فیلڈ میں ان کا ای میل درج کریں۔
نمبر 6: ان شرکاء کے لیے جو میٹنگ سے آپٹ آؤٹ کر سکتے ہیں، اختیاری فیلڈ میں اپنا ای میل درج کریں۔
نمبر 7: شروع اور اختتام کا وقت اور تاریخ منتخب کریں۔ اگر میٹنگ یا پروگرام سارا دن جاری رہے گا تو سارا دن منتخب کریں۔
نمبر 8: اگر میٹنگ متعدد ٹائم زونز میں ہونے جا رہی ہے، تو ٹائم زونز کو منتخب کریں اور اس ٹائم زون کو منتخب کریں جس میں مدعو کیا جا رہا ہے۔
نمبر 9: اگر میٹنگ بار بار ہو رہی ہے، مثلاً، ہفتہ وار یا روزانہ عملے کی میٹنگ، منتخب کریں بار بار ہونا۔
نمبر 10: میٹنگ کے لیے اعادی مدت کا انتخاب کریں۔
نمبر 11: ایک پیغام شامل کریں اور میٹنگ کے لیے درکار فائلیں منسلک کریں، اور دعوت نامہ بھیجیں۔

میٹنگ کی دعوت قبول کریں۔
میٹنگ کے دعوت نامے زیادہ تر ای میل کلائنٹس اور ای میل سروس کے ویب انٹرفیس پر قبول کیے جا سکتے ہیں۔ اگر آپ آؤٹ لک استعمال کر رہے ہیں، تو میٹنگ کی دعوت قبول کرنے (یا مسترد) کرنے کے لیے نیچے دیے گئے مراحل پر عمل کریں۔
نمبر 1: دعوت نامے پر ڈبل کلک کریں (یہ آپ کے ان باکس میں ای میل کے طور پر ظاہر ہوگا)۔
نمبر 2: قبول کریں بٹن پر کلک کریں، اور ابھی جواب بھیجیں کو منتخب کریں۔
نمبر 3: میٹنگ کو مسترد کرنے کے لیے، مسترد بٹن پر کلک کریں۔

میٹنگ کا جواب دیکھیں
میٹنگ کے جواب کو دیکھنا آسان ہے اگر آپ جانتے ہیں کہ اسے کہاں تلاش کرنا ہے۔

نمبر 1: آؤٹ لک کھولیں۔
نمبر 2: بائیں طرف کالم کے نیچے کیلنڈر آئیکن پر کلک کریں۔
نمبر 3: میٹنگ کو اپنے کیلنڈر میں تلاش کریں۔
نمبر 4: میٹنگ کو کھولنے کے لیے اس پر ڈبل کلک کریں۔
نمبر 5: ٹریکنگ ٹیب پر جائیں۔
نمبر 6: آپ ان حاضرین کی ایک فہرست دیکھیں گے جنہوں نے دعوت کو قبول کیا ہے، مسترد کیا ہے یا عارضی طور پر قبول کیا ہے۔

نتیجہ
آوٹ لک میٹنگ کی دعوت جی میل میں شامل کی جا سکتی ہے۔ جی میل دعوت نامہ بھیجے جانے پر موصول ہونے والے پیغام کو پارس کرنے اور اسے گوگل کیلنڈر ایونٹ میں تبدیل کرنے کے قابل ہے۔ یہ دعوت نامہ میں زیادہ تر معلومات کو برقرار رکھنے کے قابل ہو گا۔