Your software project delivery is delayed. How do you satisfy a client demanding immediate results?

In the fast-paced world of software development, delays happen. It’s part of the process. But what happens when your client demands immediate results? The pressure is real, and expectations are high.

You can’t promise the impossible. Yet, you must deliver. So, how do you manage the situation without losing trust?

1. Face the Truth – Be Honest

Most clients appreciate honesty. The first step is to acknowledge the delay. Don’t sugarcoat it. If you try to avoid the issue, the client will lose trust. Instead, explain the reasons behind the delay—whether it’s due to unforeseen technical issues, resource shortages, or scope creep. They need transparency, not excuses.

Example:

“We encountered unexpected bugs during the final testing phase, and to ensure the software is up to standard, we require an additional week for a flawless release.”

This shows you value quality and long-term success over rushed results.

2. Offer Realistic Solutions

Once the issue is out in the open, the next question is: How can we move forward? Instead of promising what you can’t deliver, suggest practical alternatives.

For example:

• Offer partial deliveries. If certain features are ready, release them first while working on the remaining parts.
• Prioritize critical tasks. Ask your client what features or results they need most urgently and focus on delivering those.

3. Communicate Progress Frequently

Clients demand immediate results because they feel uncertain. Uncertainty breeds anxiety. Regular updates can ease this anxiety. Communicate the progress consistently, even if it’s small.

For example:

• Daily progress updates via email.
• A shared project management tool where the client can track real-time progress.

4. Go the Extra Mile

When delays happen, offering something extra can make a huge difference. Think beyond just fixing the issue. Can you offer additional features or future discounts as a gesture of goodwill? This creates value for the client and shows your commitment to their success.

Example:

“To make up for the delay, we’ll provide three months of support free of charge after the project’s completion.”

5. Challenge the Norm

Many companies stick to boilerplate responses when handling delays. You can dare to be different by challenging these norms. Don’t hide behind technical jargon or corporate phrases. Speak like a human. Your clients are people too. They appreciate straightforward communication.

At Newzflex (www.newzflex.com), we believe in exploring the truth behind conventional business practices. If you’re tired of the usual responses, it’s time to challenge what’s accepted as “normal.”

6. Expose Hidden Truths

A delayed project often signals deeper issues. Maybe there’s a problem with the planning stage. Or perhaps the expectations weren’t aligned from the start.

Use this as a learning moment to expose hidden truths within the project itself. What can be improved to prevent future delays? Engage the client in this discussion to show leadership.

Ask them thought-provoking questions like:

• “How can we improve communication during the next phase?”
• “Are there any processes we can streamline to save time moving forward?”

This approach turns a negative situation into an opportunity for growth and partnership.

7. Inspire with Solutions, Not Problems

At the end of the day, clients want solutions, not a list of excuses. While it’s important to communicate challenges, focus more on how you’re going to fix them. Bring your solutions to the table confidently. If you show the client that you have control over the situation, they will trust your process.

Key Tip: Make it clear that you’re not only fixing the problem but also ensuring it doesn’t happen again. This builds long-term confidence.

8. Stay Positive and Offer Support

Delays can strain relationships, but they don’t have to destroy them. A positive, supportive attitude can turn things around. Remind your client of your shared goals and show them that you’re in this together.

For example:

“We understand the delay is frustrating, but we’re fully committed to making this project a success. Our team is ready to give it their all to meet your business goals.”

This reassurance can be more powerful than any quick fix.

9. Fuel Curiosity – Ask the Big Questions

When a project is delayed, clients often want to know why. Don’t just settle for basic answers. Fuel their curiosity by asking deeper questions that get to the root of the issue.

For instance:

• “How can we optimize our collaboration for the next project?”
• “What additional tools or methods can we use to prevent delays in the future?”

Invite your client into the problem-solving process. It makes them feel empowered rather than frustrated.

10. Create Long-Term Value

In the end, the project is more than just meeting deadlines. It’s about delivering long-term value. Remind your client of the bigger picture. A delay might be inconvenient now, but it’s far better than delivering a half-baked product. Encourage the mindset of building something that truly works, rather than something that’s rushed and flawed.

At Newzflex (www.newzflex.com), we believe in doing the deep work and challenging the conventional approach. If you’re facing project delays, remember: this is an opportunity to innovate, not to panic. Be honest, offer solutions, and focus on building long-term trust. That’s the true mark of a professional.

Delays may be frustrating, but how you handle them can set you apart from the competition. Take a deep breath, engage your client in meaningful ways, and deliver not just a product, but a partnership built on trust.

آپ کے سافٹ ویئر پروجیکٹ کی ڈیلیوری میں تاخیر ہوئی ہے۔ آپ فوری نتائج کا مطالبہ کرنے والے کلائنٹ کو کیسے مطمئن کرتے ہیں؟

سافٹ ویئر کی ترقی کی تیز رفتار دنیا میں، تاخیر ہوتی ہے۔ یہ عمل کا حصہ ہے۔ لیکن کیا ہوتا ہے جب آپ کا مؤکل فوری نتائج کا مطالبہ کرتا ہے؟ دباؤ حقیقی ہے، اور توقعات زیادہ ہیں۔ آپ ناممکن کا وعدہ نہیں کر سکتے۔ پھر بھی، آپ کو ڈیلیور کرنا ہوگا۔ تو، آپ اعتماد کو کھونے کے بغیر صورتحال کو کیسے منظم کرتے ہیں؟

نمبر1 : سچائی کا سامنا کریں – ایماندار بنیں۔

زیادہ تر کلائنٹ ایمانداری کی تعریف کرتے ہیں۔ پہلا قدم تاخیر کو تسلیم کرنا ہے۔ اسے شوگر کوٹ نہ کریں۔ اگر آپ مسئلے سے بچنے کی کوشش کرتے ہیں، تو کلائنٹ کا اعتماد ختم ہو جائے گا۔ اس کے بجائے، تاخیر کے پیچھے وجوہات کی وضاحت کریں- چاہے یہ غیر متوقع تکنیکی مسائل، وسائل کی کمی، یا دائرہ کار میں کمی کی وجہ سے ہو۔ انہیں بہانے نہیں شفافیت کی ضرورت ہے۔

مثال

‘آخری جانچ کے مرحلے کے دوران ہمیں غیر متوقع کیڑے کا سامنا کرنا پڑا، اور یہ یقینی بنانے کے لیے کہ سافٹ ویئر معیاری ہے، ہمیں بے عیب ریلیز کے لیے ایک اضافی ہفتہ درکار ہے۔’

یہ ظاہر کرتا ہے کہ آپ کو جلد بازی کے نتائج پر معیار اور طویل مدتی کامیابی کی قدر کرتے ہیں۔

نمبر2 : حقیقت پسندانہ حل پیش کریں۔

ایک بار جب مسئلہ کھل کر سامنے آجاتا ہے، اگلا سوال یہ ہے کہ: ہم آگے کیسے بڑھ سکتے ہیں؟ جو آپ فراہم نہیں کر سکتے اس کا وعدہ کرنے کے بجائے، عملی متبادل تجویز کریں۔

مثال کے طور پر

جزوی ڈیلیوری پیش کریں۔ اگر کچھ خصوصیات تیار ہیں، تو باقی حصوں پر کام کرتے ہوئے پہلے انہیں چھوڑ دیں۔

اہم کاموں کو ترجیح دیں۔ اپنے کلائنٹ سے پوچھیں کہ انہیں کن خصوصیات یا نتائج کی فوری ضرورت ہے اور ان کی فراہمی پر توجہ مرکوز کریں۔

نمبر3 : پیشرفت کے بارے میں کثرت سے بات کریں۔

کلائنٹ فوری نتائج کا مطالبہ کرتے ہیں کیونکہ وہ غیر یقینی محسوس کرتے ہیں۔ غیر یقینی صورتحال اضطراب کو جنم دیتی ہے۔ باقاعدگی سے اپ ڈیٹ اس پریشانی کو کم کر سکتے ہیں۔ پیشرفت کو مستقل طور پر بتائیں، چاہے وہ چھوٹی ہی کیوں نہ ہو۔

مثال کے طور پر

ای میل کے ذریعے روزانہ پیشرفت کی تازہ کاری۔

ایک مشترکہ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹول جہاں کلائنٹ ریئل ٹائم پیشرفت کو ٹریک کرسکتا ہے۔

نمبر4 : اضافی میل پر جائیں۔

جب تاخیر ہوتی ہے تو، کچھ اضافی پیش کرنے سے بہت بڑا فرق پڑ سکتا ہے۔ صرف مسئلے کو ٹھیک کرنے سے آگے سوچیں۔ کیا آپ جذبہ خیر سگالی کے طور پر اضافی خصوصیات یا مستقبل میں چھوٹ پیش کر سکتے ہیں؟ یہ کلائنٹ کے لیے قدر پیدا کرتا ہے اور ان کی کامیابی کے لیے آپ کے عزم کو ظاہر کرتا ہے۔

مثال

‘تاخیر کو پورا کرنے کے لیے، ہم پروجیکٹ کی تکمیل کے بعد تین ماہ کی مدد مفت فراہم کریں گے۔‘

نمبر5 : معمول کو چیلنج کریں۔

تاخیر سے نمٹنے پر بہت سی کمپنیاں بوائلر پلیٹ کے جوابات پر قائم رہتی ہیں۔ آپ ان اصولوں کو چیلنج کر کے مختلف ہونے کی ہمت کر سکتے ہیں۔ تکنیکی اصطلاحات یا کارپوریٹ فقروں کے پیچھے نہ چھپیں۔ انسان کی طرح بولو۔ آپ کے گاہک بھی لوگ ہیں۔ وہ براہ راست مواصلات کی تعریف کرتے ہیں.

نیوزفلیکس میں، ہم روایتی کاروباری طریقوں کے پیچھے سچائی کو تلاش کرنے میں یقین رکھتے ہیں۔ اگر آپ معمول کے جوابات سے تھک چکے ہیں، تو یہ چیلنج کرنے کا وقت ہے جسے ‘عام’ کے طور پر قبول کیا جاتا ہے۔

نمبر6 : پوشیدہ سچائیوں کو بے نقاب کریں۔

تاخیر کا منصوبہ اکثر گہرے مسائل کی نشاندہی کرتا ہے۔ ہوسکتا ہے کہ منصوبہ بندی کے مرحلے میں کوئی مسئلہ ہو۔ یا شاید توقعات شروع سے ہی موافق نہیں تھیں۔

اس کو سیکھنے کے لمحے کے طور پر استعمال کریں تاکہ پراجیکٹ کے اندر چھپی سچائیوں کو بے نقاب کریں۔ مستقبل میں تاخیر کو روکنے کے لیے کیا بہتر کیا جا سکتا ہے؟ قیادت کو ظاہر کرنے کے لیے کلائنٹ کو اس بحث میں شامل کریں۔

ان سے فکر انگیز سوالات پوچھیں جیسے

‘ہم اگلے مرحلے کے دوران مواصلات کو کیسے بہتر بنا سکتے ہیں؟’

‘کیا کوئی ایسا عمل ہے جسے ہم آگے بڑھنے میں وقت بچانے کے لیے ہموار کر سکتے ہیں؟’

یہ نقطہ نظر منفی صورتحال کو ترقی اور شراکت داری کے موقع میں بدل دیتا ہے۔

نمبر7 : مسائل سے نہیں بلکہ حل کے ساتھ حوصلہ افزائی کریں۔

دن کے اختتام پر، کلائنٹس حل چاہتے ہیں، بہانے کی فہرست نہیں۔ اگرچہ چیلنجوں سے بات چیت کرنا ضروری ہے، اس بات پر زیادہ توجہ مرکوز کریں کہ آپ انہیں کیسے ٹھیک کرنے جا رہے ہیں۔ اپنے حل کو اعتماد کے ساتھ میز پر لائیں۔ اگر آپ کلائنٹ کو دکھاتے ہیں کہ آپ کو صورتحال پر کنٹرول ہے، تو وہ آپ کے عمل پر بھروسہ کریں گے۔

کلیدی ٹپ: یہ واضح کریں کہ آپ نہ صرف مسئلہ کو حل کر رہے ہیں بلکہ اس بات کو بھی یقینی بنا رہے ہیں کہ ایسا دوبارہ نہ ہو۔ اس سے طویل مدتی اعتماد پیدا ہوتا ہے۔

نمبر8 : مثبت رہیں اور تعاون کی پیشکش کریں۔

تاخیر تعلقات کو کشیدہ کر سکتی ہے، لیکن انہیں انہیں تباہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک مثبت، معاون رویہ چیزوں کو بدل سکتا ہے۔ اپنے کلائنٹ کو اپنے مشترکہ اہداف کی یاد دلائیں اور انہیں دکھائیں کہ آپ اس میں ایک ساتھ ہیں۔

مثال کے طور پر

‘ہم سمجھتے ہیں کہ تاخیر مایوس کن ہے، لیکن ہم اس پروجیکٹ کو کامیاب بنانے کے لیے پوری طرح پرعزم ہیں۔ ہماری ٹیم آپ کے کاروباری اہداف کو پورا کرنے کے لیے اپنا سب کچھ دینے کے لیے تیار ہے۔’

یہ یقین دہانی کسی بھی فوری حل سے زیادہ طاقتور ہو سکتی ہے۔

نمبر9 : ایندھن کی تجسس – بڑے سوالات پوچھیں۔

جب کسی پروجیکٹ میں تاخیر ہوتی ہے، تو کلائنٹ اکثر یہ جاننا چاہتے ہیں کہ اس کی وجہ کیا ہے۔ صرف بنیادی جوابات پر اکتفا نہ کریں۔ مسئلے کی جڑ تک گہرے سوالات پوچھ کر ان کے تجسس کو ہوا دیں۔

مثال کے طور پر

‘ہم اگلے پروجیکٹ کے لیے اپنے تعاون کو کیسے بہتر بنا سکتے ہیں؟’

‘مستقبل میں تاخیر کو روکنے کے لیے ہم کون سے اضافی ٹولز یا طریقے استعمال کر سکتے ہیں؟’

اپنے کلائنٹ کو مسئلہ حل کرنے کے عمل میں مدعو کریں۔ یہ انہیں مایوس ہونے کے بجائے بااختیار محسوس کرتا ہے۔

نمبر10 : طویل مدتی قدر بنائیں

آخر میں، یہ منصوبہ ڈیڈ لائن کو پورا کرنے سے زیادہ ہے۔ یہ طویل مدتی قدر کی فراہمی کے بارے میں ہے۔ اپنے کلائنٹ کو بڑی تصویر کی یاد دلائیں۔ تاخیر اب تکلیف دہ ہوسکتی ہے، لیکن یہ آدھی بیکڈ پروڈکٹ کی فراہمی سے کہیں بہتر ہے۔ کسی ایسی چیز کی تعمیر کرنے کی ذہنیت کی حوصلہ افزائی کریں جو واقعی کام کرے، بجائے اس کے کہ جس میں جلدی اور خامی ہو۔

نیوزفلیکس میں، ہم گہرے کام کرنے اور روایتی طریقہ کار کو چیلنج کرنے پر یقین رکھتے ہیں۔ اگر آپ کو پروجیکٹ میں تاخیر کا سامنا ہے، تو یاد رکھیں: یہ اختراع کرنے کا موقع ہے، گھبرانے کا نہیں۔ ایماندار بنیں، حل پیش کریں، اور طویل مدتی اعتماد پیدا کرنے پر توجہ دیں۔ یہ ایک پیشہ ور کا حقیقی نشان ہے.

تاخیر مایوس کن ہو سکتی ہے، لیکن آپ انہیں کیسے ہینڈل کرتے ہیں آپ کو مقابلے سے الگ کر سکتے ہیں۔ گہری سانس لیں، اپنے کلائنٹ کو بامعنی طریقوں سے مشغول کریں، اور نہ صرف ایک پروڈکٹ فراہم کریں، بلکہ اعتماد پر مبنی شراکت داری فراہم کریں۔