How to Achieve Effective Stakeholder Identification in Project Management?
Stakeholder identification is the first step in project management and comes before stakeholder analysis. It involves recognising all individuals, groups, or organisations that can impact or be impacted by the project. These stakeholders are typically categorised as primary or secondary, internal or external, and junior or senior.
Their expectations, interests, and needs often shape the direction of the project. The number and type of stakeholders may vary depending on the project’s scope, complexity, outcomes, and potential impact.
If you know how to identify project stakeholders, you can ensure successful project management by effectively managing these key stakeholders and meeting their requirements.
What is a Stakeholder?
According to the PMBOK® Guide,
“A stakeholder is an individual, group, or organization that may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project.”
In simple terms, a stakeholder is anyone who has an interest in your project or is influenced by its results, positively or negatively.
They could be:
-
People inside your team,
-
Clients or customers,
-
Investors, or
-
Even competitors.
Stakeholders play a vital role in shaping a project’s direction, success, and challenges.
Stakeholder Classification Chart:
| Type | Examples | Influence |
|---|---|---|
| Internal | Project team, managers, executives | Direct influence, decision-makers |
| External | Customers, suppliers, government, media | Indirect influence, regulators |
| Primary | End users, clients, project sponsors | Directly impacted by outcomes |
| Secondary | Competitors, general public, media | Less direct, broader impact |
| Upward (Senior) | Sponsors, board members, and upper management | Provide resources and approvals |
| Downward (Junior) | Team members, interns, contractors | Carry out tasks, execute plans |
Examples of Project Stakeholders:
Stakeholders come from various groups and can hold different roles in or around a project. They may influence, support, or be affected by the project’s outcomes.
Some common examples include:
-
Government Bodies: National and Local Authorities
-
Community Groups: Local Communities, NGOs
-
Internal Teams: Employees, Project Team, Project Manager, General Manager, Project Coordinator
-
Decision-Makers: Board Members, Senior Executives
-
Support Groups: Unions, Business Groups
-
End Users: Customers and Consumers
Here is a table summarising the types of stakeholders based on your content:
| Type of Stakeholder | Description / Examples |
|---|---|
| Internal Stakeholders | Individuals within the organisation (e.g., project team, managers, executives) |
| Clients / Customers | People or businesses who will use or benefit from the project |
| Government Agencies | Regulatory bodies or authorities that enforce laws and standards |
| Community Members | Residents or groups affected by the project’s outcomes |
| Investors | Individuals or organisations who fund the project and expect a return |
| Competitors | Other businesses that may be impacted by or interested in your project indirectly |
| Suppliers / Vendors | Parties that provide materials, tools, or services for the project |
| NGOs / Advocacy Groups | Organisations with a stake in social, environmental, or ethical outcomes |
Key Stakeholders Definition:
Key stakeholders are those who have a high interest in a project’s particular outcome. In the same way, the project’s success and outcomes often depend on the key stakeholders. Key stakeholders include;
- Employees
- Investors
- Suppliers
- Communities
- Creditors
- Project sponsor
- Competitors
- Owners
- Project Manager, etc.
What is a Stakeholder ANALYSIS?
A stakeholder analysis is a process that identifies key individuals, groups or organisations before the project begins, classifies them based on their levels of participation, interest, and influence, and determines the most effective ways to involve and communicate with each stakeholder group throughout the project.
Here is a detailed table explaining Stakeholder Analysis in a structured and easy-to-understand format:
| Aspect | Details |
|---|---|
| Definition | A process of identifying stakeholders, analysing their needs, interests, and influence, and planning how to engage and manage them effectively. |
| Purpose | To ensure project success by managing stakeholder expectations, reducing resistance, and increasing support. |
| When Conducted | During the project initiation or planning phase (and updated throughout the project lifecycle). |
| Steps in Stakeholder Analysis | |
| 1. Identify Stakeholders | List all individuals, groups, or organisations affected by the project or who can affect it. |
| 2. Assess Interests | Understand what each stakeholder expects from the project and how it impacts them. |
| 3. Determine Influence | Evaluate the power or influence each stakeholder has over the project (high, medium, low). |
| 4. Assess Attitude | Are they supportive, neutral, or resistant to the project? |
| 5. Prioritise Stakeholders | Use tools like the Power/Interest Grid to classify stakeholders based on their importance. |
| 6. Plan Engagement Strategies | Define how to engage, communicate, and manage each stakeholder group. |
| 7. Monitor and Update | Continuously review stakeholder status and adjust strategies as needed. |
| Common Tools Used | – Power/Interest Grid – Stakeholder Map – RACI Matrix – Influence-Impact Grid |
| Benefits | – Reduces conflict – Enhances communication – Builds stakeholder trust and support – Improves project outcomes |
Importance of Stakeholder Identification:
Identifying stakeholders early helps project managers:
-
Communicate effectively
-
Prevent conflicts
-
Set clear expectations
-
Gain support
-
Improve project success rate
Stakeholder Identification: Why It Matters?
| Aspect | Why It’s Important | Impact on Project |
|---|---|---|
| Early Identification | Recognise all who are affected or can influence the project | Reduces surprises and late resistance |
| Clear Communication | Know who needs what info and when | Increases transparency and trust |
| Conflict Prevention | Understand stakeholders’ needs and concerns | Minimises disputes and delays |
| Expectation Management | Align goals between the project and stakeholders | Avoids scope creep and misunderstandings |
| Engagement & Support | Engage key players early to gain support | Builds strong backing and cooperation |
| Project Success | Right stakeholders = Right decisions at the right time | Leads to timely, cost-effective completion |
How to Identify Stakeholders?
Stakeholder identification is a process of determining who your project’s stakeholders are and what their effects can be on your project’s objectives. It takes place before the process of stakeholder analysis. It is critical to identify the stakeholders in the early phases of a project and manage them throughout the entire project’s life cycle.
Typically, at the beginning of a project, everything is quite complicated. Therefore, it is difficult to understand who is affected by the project. Stakeholder identification is a perpetual process because, as the project progresses, new stakeholders arise and some of them may disappear. Many useful tools and techniques can be used for stakeholder identification and analysis.
The stakeholder identification techniques and exercises may help identify stakeholders within a project.
Reviewing Key Project Documents for Stakeholder Identification:
To identify stakeholders effectively, it’s important to review various project documents. These records offer insights into individuals or organisations who may influence or be impacted by the project.
Key Documents to Review:
-
Contract Documents:
These contain names of involved parties like clients, public enterprises, agencies, suppliers, and vendors. A great source to identify external stakeholders. -
Project Charter:
Provides details about the project sponsor, top management, and key internal stakeholders. -
Organisational Process Assets (OPAs):
These include historical data from past projects, including old stakeholder registers. They help you avoid starting from scratch. -
Government Regulations & Industry Standards:
May reveal stakeholders such as regulatory bodies or industry associations. -
National Authorities:
If your project involves public or infrastructure elements, relevant authorities are key stakeholders. -
Social Impact & Environmental Reports:
These studies often list community stakeholders and affected groups, which is helpful for in-depth stakeholder analysis.
| Document Type | Details & Stakeholder Insights |
|---|---|
| Contract Documents | Identify parties involved, like clients, public enterprises, agents, vendors, and suppliers. |
| Project Charter | Lists key stakeholders such as the project sponsor, top management, and project initiators. |
| Organisational Process Assets (OPAs) | Past project records and stakeholder registers save time and provide proven references. |
| Government Regulations & Standards | Help identify legal bodies, regulators, and compliance-related stakeholders. |
| National Authorities | Essential stakeholders for public or government-related projects. |
| Social & Environmental Reports | Provide insights into local communities, NGOs, and environmental stakeholders. |
Brainstorm With Your Project Team:
Brainstorming is another method to identify the stakeholders. Conducting a brainstorming session with your project team provides you with a different point of view.
During a brainstorming session, try to answer the following questions:
- Who is actively involved with the project?
- Whose interests are affected by the work performed?
- Who has a fundamental impact on the organisation’s performance?
- Who can play an important role in the project’s success or failure?
- Who is the end-user of the product?
- Who are the competitors?
- Who are the shareholders?
- Who is affected directly and/or indirectly by the project?
- Who may directly and/or indirectly affect the project?
- Who are the vendors?
- Who are the local communities?
Role of Communication in Stakeholder Identification:
Effective communication helps uncover valuable stakeholder information. Engaging with stakeholder representatives and maintaining strong communication channels—especially with local authorities—can significantly enhance your understanding of the stakeholder environment.
Communication Strategies for Stakeholder Identification:
| Aspect | Details & Importance |
|---|---|
| Stakeholder Representatives | Includes elected officials, traditional leaders, politicians, religious figures, etc. |
| Establish Communication | Open channels with key representatives to gather insights about other stakeholders. |
| Governmental Authorities | Keep them updated on project progress to gain their support and trust. |
| Local Authorities’ Influence | Local officials often have strong ties with the community and can guide stakeholder access. |
| Selective Communication | It’s impractical to engage everyone; focus on influential and knowledgeable individuals. |
Stakeholder Register:
The Stakeholder Register is an important project document that includes information related to the project’s stakeholders. A stakeholder register is created together with the identification of stakeholders. Typically, a stakeholder register may include the following information;
- Name,
- Contact Information
- Title
- Role on Project
- Interests
- Expectations
- Influence
- Impact
- Category
- Power
- Internal/External
The list of owners is often too short, and the list of customers may be too long. This is where the stakeholder register comes into play. It helps you to document who is pursuing which interests in each case and whose expectations are more important for your project’s objectives.
The Bottom Line
In a project, all the stakeholders do not have the same effect or influence, and they are not affected in the same way. In addition to that, all the stakeholders do not have the same benefit from the project. Stakeholders should be identified in the early phases of the project and managed throughout the project life cycle.
The stakeholder identification process starts at the beginning of the project and ends at the end of the project. A stakeholder register that records all the information of stakeholders should be prepared and updated frequently. It should not be forgotten that stakeholders and their interests may change over time. Note that understanding the importance of stakeholder identification will increase the efficiency of your stakeholder management system.
پروجیکٹ مینجمنٹ میں اسٹیک ہولڈر کی موثر شناخت کو کیسے حاصل کیا جائے؟
پروجیکٹ مینجمنٹ میں موثر اسٹیک ہولڈر کی شناخت کیسے حاصل کی جائے؟ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت پروجیکٹ مینجمنٹ میں پہلا قدم ہے اوریہ اسٹیک ہولڈرز کے تجزیے سے پہلے آتا ہے۔ اس میں ان تمام افراد ، گروہوں یا تنظیموں کو تسلیم کرنا شامل ہے جو منصوبے پر اثر انداز ہوسکتے ہیں یا متاثر ہوسکتے ہیں۔ ان اسٹیک ہولڈرز کو عام طور پر پرائمری یا سیکنڈری، داخلی یا بیرونی، اور جونیئر یا سینئر کے طور پر درجہ بندی کیا جاتا ہے. ان کی توقعات، دلچسپیاں اور ضروریات اکثر منصوبے کی سمت کو تشکیل دیتی ہیں۔ اسٹیک ہولڈرز کی تعداد اور قسم منصوبے کے دائرہ کار ، پیچیدگی ، نتائج اور ممکنہ اثرات پر منحصر ہوسکتی ہے۔
اگر آپ جانتے ہیں کہ پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کیسے کی جائے تو ، آپ ان کلیدی اسٹیک ہولڈرز کو مؤثر طریقے سے منظم کرکے اور ان کی ضروریات کو پورا کرکے کامیاب پروجیکٹ مینجمنٹ کو یقینی بنا سکتے ہیں۔ ایک اسٹیک ہولڈر کیا ہے؟ پی ایم بی او کے گائیڈ کے® مطابق ، “اسٹیک ہولڈر ایک فرد ، گروپ ، یا تنظیم ہے جو کسی منصوبے کے فیصلے ، سرگرمی ، یا نتائج سے متاثر ہوسکتا ہے ، متاثر ہوسکتا ہے ، یا خود کو متاثر کرسکتا ہے۔ آسان الفاظ میں ، ایک اسٹیک ہولڈر وہ ہے جو آپ کے منصوبے میں دلچسپی رکھتا ہے یا اس کے نتائج سے مثبت یا منفی طور پر متاثر ہوتا ہے۔
وہ ہو سکتے ہیں: آپ کی ٹیم کے اندر کے لوگ، گاہکوں یا گاہکوں، سرکاری ایجنسیوں، کمیونٹی ممبروں، سرمایہ کاروں، یا یہاں تک کہ حریف. اسٹیک ہولڈرز کسی منصوبے کی سمت، کامیابی اور چیلنجز کی تشکیل میں اہم کردار ادا کرتے ہیں۔
پروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کی مثالیں: اسٹیک ہولڈرز مختلف گروپوں سے آتے ہیں اور کسی منصوبے میں یا اس کے آس پاس مختلف کردار ادا کرسکتے ہیں۔ وہ منصوبے کے نتائج پر اثر انداز ہوسکتے ہیں، حمایت کرسکتے ہیں، یا متاثر ہوسکتے ہیں.
کچھ عام مثالوں میں شامل ہیں
حکومتی ادارے: قومی اور مقامی اتھارٹیز
کمیونٹی گروپ: مقامی کمیونٹیز، این جی اوز
کاروباری ادارے: کلائنٹس، وینڈرز، سپلائرز
قرض دہندگان کی داخلی ٹیمیں: ملازمین، پروجیکٹ ٹیم، پروجیکٹ منیجر، جنرل مینیجر
پروجیکٹ کوآرڈینیٹر فیصلہ ساز: بورڈ ممبران
سینئر ایگزیکٹوز سپورٹ گروپس: یونینز
بزنس گروپس صارفین: گاہک اور صارفین
کلیدی اسٹیک ہولڈرز کی تعریف: کلیدی اسٹیک ہولڈرز وہ ہیں جو کسی منصوبے کے خاص نتائج میں اعلی دلچسپی رکھتے ہیں۔ اسی طرح ، منصوبوں کی کامیابی اور نتائج اکثر کلیدی اسٹیک ہولڈرز پر منحصر ہوتے ہیں۔ اہم اسٹیک ہولڈرز میں شامل ہیں؛ ملازمین سرمایہ کار سپلائرز کمیونٹیز قرض دہندگان پروجیکٹ اسپانسر حریف مالکان پروجیکٹ مینیجر، وغیرہ. اسٹیک ہولڈر تجزیہ کیا ہے؟
اسٹیک ہولڈر تجزیہ ایک ایسا عمل ہے جو پروجیکٹ شروع ہونے سے پہلے کلیدی افراد ، گروہوں یا تنظیموں کی شناخت کرتا ہے ، ان کی شرکت ، دلچسپی اور اثر و رسوخ کی سطح کی بنیاد پر ان کی درجہ بندی کرتا ہے ، اور پورے منصوبے میں ہر اسٹیک ہولڈر گروپ کو شامل کرنے اور ان کے ساتھ بات چیت کرنے کے سب سے مؤثر طریقوں کا تعین کرتا ہے۔ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کی اہمیت: اسٹیک ہولڈرز کی جلد شناخت سے پروجیکٹ منیجرز کو مدد ملتی ہے: تنازعات کو مؤثر طریقے سے روکنے کے لئے بات چیت کریں واضح توقعات مقرر کریں۔
اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کیسے کریں؟ اسٹیک ہولڈر کی شناخت اس بات کا تعین کرنے کا عمل ہے کہ آپ کے پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کون ہیں اور ان کے اثرات آپ کے منصوبے کے مقاصد پر کیا ہوسکتے ہیں۔ یہ اسٹیک ہولڈر تجزیہ کے عمل سے پہلے ہوتا ہے۔ کسی پروجیکٹ کے ابتدائی مراحل میں اسٹیک ہولڈرز کی نشاندہی کرنا اور پورے پروجیکٹ کی زندگی کے چکر میں ان کا انتظام کرنا ضروری ہے۔ عام طور پر ، کسی پروجیکٹ کے آغاز میں ، ہر چیز کافی پیچیدہ ہے۔
لہذا ، یہ سمجھنا مشکل ہے کہ اس منصوبے سے کون متاثر ہے۔ اسٹیک ہولڈر کی شناخت ایک مستقل عمل ہے کیونکہ ، جیسے جیسے یہ منصوبہ آگے بڑھتا ہے ، نئے اسٹیک ہولڈرز پیدا ہوتے ہیں اور ان میں سے کچھ غائب ہوسکتے ہیں۔ اسٹیک ہولڈر کی شناخت اور تجزیہ کے لئے بہت سے مفید ٹولز اور تکنیکوں کا استعمال کیا جاسکتا ہے۔ اسٹیک ہولڈر کی شناخت کی تکنیک اور مشقیں کسی پروجیکٹ کے اندر اسٹیک ہولڈرز کی شناخت میں مدد کرسکتی ہیں۔ اسٹیک ہولڈر کی شناخت کے لئے کلیدی پروجیکٹ دستاویزات کا جائزہ لینا: اسٹیک ہولڈرز کو مؤثر طریقے سے شناخت کرنے کے لئے ، پروجیکٹ کے مختلف دستاویزات کا جائزہ لینا ضروری ہے۔ یہ ریکارڈ ان افراد یا تنظیموں کے بارے میں بصیرت پیش کرتے ہیں جو پروجیکٹ کے ذریعہ اثر انداز ہوسکتے ہیں۔ بیرونی اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کا ایک بہت بڑا ذریعہ۔
پروجیکٹ چارٹر: پروجیکٹ کفیل ، اعلی انتظامیہ ، اور اہم داخلی اسٹیک ہولڈرز کے بارے میں تفصیلات فراہم کرتا ہے۔ تنظیمی عمل کے اثاثے (او پی اے): ان میں ماضی کے منصوبوں کے تاریخی اعداد و شمار شامل ہیں ، جن میں پرانے اسٹیک ہولڈر رجسٹر بھی شامل ہیں۔ وہ آپ کو شروع سے شروع کرنے سے بچنے میں مدد کرتے ہیں۔ حکومتی ضوابط اور صنعت کے معیارات: اسٹیک ہولڈرز جیسے ریگولیٹری باڈیز یا انڈسٹری ایسوسی ایشن کا انکشاف کرسکتے ہیں۔ قومی حکام: اگر آپ کے منصوبے میں عوامی یا بنیادی ڈھانچے کے عناصر شامل ہیں تو ، متعلقہ حکام کلیدی اسٹیک ہولڈر ہیں۔ معاشرتی اثر اور ماحولیاتی رپورٹس: یہ مطالعات اکثر کمیونٹی اسٹیک ہولڈرز اور متاثرہ گروہوں کی فہرست دیتے ہیں-جو گہرائی میں اسٹیک ہولڈر تجزیہ کے لئے مددگار ثابت ہوتا ہے۔
اپنی پروجیکٹ ٹیم کے ساتھ دماغی غور و فکر: اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کرنے کا ایک اور طریقہ دماغی غور و فکر ہے۔ اپنے پروجیکٹ ٹیم کے ساتھ دماغی غور و فکر کا سیشن منعقد کرنا آپ کو ایک مختلف نقطہ نظر فراہم کرتا ہے۔ غور و فکر کے سیشن کے دوران، مندرجہ ذیل سوالات کے جوابات دینے کی کوشش کریں: منصوبے کے ساتھ فعال طور پر کون شامل ہے؟ انجام دیئے گئے کام سے کس کے مفادات متاثر ہوتے ہیں؟ تنظیم کی کارکردگی پر بنیادی اثر کس کا ہے؟ منصوبے کی کامیابی یا ناکامی میں کون اہم کردار ادا کرسکتا ہے؟ مصنوعات کا آخری صارف کون ہے؟ حریف کون ہیں؟ شیئر ہولڈرز کون ہیں؟
منصوبے سے براہ راست اور / یا بالواسطہ طور پر کون متاثر ہوتا ہے؟ کون براہ راست اور / یا بالواسطہ طور پر منصوبے کو متاثر کرسکتا ہے؟ دکاندار کون ہیں؟ مقامی برادریاں کون ہیں؟ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت میں مواصلات کا کردار: مؤثر مواصلات اہم اسٹیک ہولڈرز کی معلومات کو بے نقاب کرنے میں مدد کرتا ہے. اسٹیک ہولڈرز کے نمائندوں کے ساتھ مشغول ہونا اور مضبوط مواصلاتی چینلز کو برقرار رکھنا – خاص طور پر مقامی حکام کے ساتھ – اسٹیک ہولڈر ماحول کے بارے میں آپ کی تفہیم کو نمایاں طور پر بڑھا سکتا ہے۔
اسٹیک ہولڈر رجسٹر: اسٹیک ہولڈر رجسٹر ایک اہم پروجیکٹ دستاویز ہے جس میں پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز سے متعلق معلومات شامل ہیں۔ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کے ساتھ ساتھ ایک اسٹیک ہولڈر رجسٹر بنایا جاتا ہے۔ عام طور پر ، اسٹیک ہولڈر رجسٹر میں مندرجہ ذیل معلومات شامل ہوسکتی ہیں۔ نام، رابطہ معلومات کا عنوان پروجیکٹ کے مفادات پر کردار توقعات اثر انداز کرنے والے زمرے پاور اندرونی / بیرونی مالکان کی فہرست اکثر بہت مختصر ہوتی ہے، اور گاہکوں کی فہرست بہت لمبی ہوسکتی ہے.
یہ وہ جگہ ہے جہاں اسٹیک ہولڈر رجسٹر کھیل میں آتا ہے۔ یہ آپ کو یہ دستاویز کرنے میں مدد کرتا ہے کہ کون ہر معاملے میں کون سے مفادات کا تعاقب کر رہا ہے اور آپ کے منصوبے کے مقاصد کے لئے کس کی توقعات زیادہ اہم ہیں۔ ایک منصوبے میں ، تمام اسٹیک ہولڈرز کا ایک ہی اثر یا اثر نہیں ہوتا ہے ، اور وہ ایک ہی طرح سے متاثر نہیں ہوتے ہیں۔ اس کے علاوہ، تمام اسٹیک ہولڈرز کو منصوبے سے یکساں فائدہ نہیں ہے. منصوبے کے ابتدائی مراحل میں اسٹیک ہولڈرز کی نشاندہی کی جانی چاہئے اور پروجیکٹ کی زندگی کے چکر میں انتظام کیا جانا چاہئے۔ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کا عمل منصوبے کے آغاز میں شروع ہوتا ہے اور منصوبے کے اختتام پر ختم ہوتا ہے۔
ایک اسٹیک ہولڈر رجسٹر جو اسٹیک ہولڈرز کی تمام معلومات کو ریکارڈ کرتا ہے اسے بار بار تیار اور اپ ڈیٹ کیا جانا چاہئے۔ یہ نہیں بھولنا چاہئے کہ اسٹیک ہولڈرز اور ان کے مفادات وقت کے ساتھ تبدیل ہوسکتے ہیں۔ نوٹ کریں کہ اسٹیک ہولڈر کی شناخت کی اہمیت کو سمجھنے سے آپ کے اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ سسٹم کی کارکردگی میں اضافہ ہوگا۔
